Leistung 04 · KI & Automatisierung
Kein Anruf bleibt unbeantwortet.
Der KI-Telefonassistent nimmt ab, wenn Sie auf der Baustelle stehen, im Behandlungszimmer sind oder drei Anrufe gleichzeitig eingehen. Er bucht Termine, beantwortet wiederkehrende Fragen und übergibt sauber, wenn ein Mensch übernehmen soll.
Ausgangslage
Jeder verpasste Anruf
ist ein verlorener Auftrag.
Wer nicht durchkommt, ruft selten ein zweites Mal an – er ruft beim Nächsten an. Gleichzeitig kostet jede Unterbrechung durch das Telefon Konzentration und Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
Der Assistent nimmt genau diese Anrufe ab: außerhalb der Öffnungszeiten, bei Belegtzeichen und immer dann, wenn niemand frei ist. Was wichtig ist, landet trotzdem bei Ihnen – als Termin im Kalender oder als Notiz.
Funktionen
Was ein Telefonteam
kann – automatisch.
Was automatisch läuft und was an einen Menschen geht, legen Sie vorher fest.
Der Assistent wird auf Ihren Betrieb eingestellt: Ihre Leistungen, Ihre Öffnungszeiten, Ihre Regeln für Dringlichkeit und Weiterleitung.
Termine buchen
Direkt im vorhandenen Kalender, ohne Doppelbelegung.
- Anbindung gängiger Kalender
- Verfügbarkeit wird vorher geprüft
- Bestätigung per E-Mail oder SMS
- Erinnerungen, Verschiebungen, Absagen
Richtig weiterleiten
Nach Thema, Dringlichkeit und Erreichbarkeit.
- Themenbasierte Verteilung an die richtige Person
- Dringende Fälle werden vorgezogen
- Rückrufwunsch statt Warteschleife
- Feste Regeln für Notfälle
Natürlich sprechen
Verständliche Gespräche statt Tastenmenü.
- Freie Spracheingabe, kein „Drücken Sie die 1“
- Mehrsprachig auf Wunsch
- Bezug auf das bisher Gesagte im Gespräch
- Übergabe an einen Menschen, wenn es nicht passt
Nachvollziehen
Jedes Gespräch hinterlässt eine verwertbare Spur.
- Gesprächsnotiz mit Anliegen und Kontaktdaten
- Übersicht über Anrufaufkommen und Zeiten
- Erkennen, welche Fragen ständig wiederkehren
- Regelmäßige Auswertung auf Wunsch
Anbinden
Der Assistent arbeitet mit dem, was Sie schon nutzen.
- Anbindung an Kunden- und Auftragsverwaltung
- Praxis- und Branchensoftware nach Prüfung
- Bestehende Rufnummer bleibt erhalten
- Individuelle Schnittstellen möglich
Datenschutz
Telefonie berührt personenbezogene Daten – entsprechend eingerichtet.
- Verarbeitung auf Servern in Deutschland
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive
- Festgelegte Löschfristen, keine Weitergabe an Dritte
Hinweis: Bei automatisierter Anrufannahme gelten Informations- und gegebenenfalls Einwilligungspflichten gegenüber Anrufenden. Die konkrete Ausgestaltung stimmen wir bei der Einrichtung ab; eine verbindliche rechtliche Bewertung nimmt Ihre Rechtsberatung vor.
Der Assistent ersetzt keine Mitarbeitenden.
Er übernimmt das, was niemand vermisst: das dritte Klingeln.
Passt für
Betriebe, bei denen
das Telefon nie stillsteht.
Je gleichförmiger die Anfragen, desto größer der Effekt. Alles Ungewöhnliche geht weiterhin an Sie.
Arzt- & Zahnarztpraxen
Terminvergabe, Verschiebungen, wiederkehrende Rückfragen – ohne dass am Empfang das Telefon durchklingelt.
Kanzleien
Erstkontakt aufnehmen, Anliegen erfassen, Termin vorschlagen – mit klaren Regeln, was nicht automatisiert wird.
Handwerksbetriebe
Aufträge und Rückrufwünsche entgegennehmen, während alle auf der Baustelle sind.
Einzelhandel
Fragen zu Öffnungszeiten, Verfügbarkeit und Abholung – auch außerhalb der Ladenzeiten.
Dienstleister
Anfragen vorqualifizieren, damit im Rückruf nur noch die wichtigen Punkte offen sind.
Mittelstand
Anrufspitzen abfangen, ohne ein eigenes Callcenter aufzubauen oder Personal zu binden.
Preismodell
Umfang statt
Paketpreis.
Was der Assistent kostet, hängt von Ihrem Aufbau ab – nicht von einer Preistabelle, die zu niemandem passt. Sie erhalten vorab ein festes Angebot.
Einrichtung
Gesprächsleitfaden, Anbindung an Kalender und Telefonanlage, Testbetrieb. Einmalig, abhängig von der Komplexität.
Laufende Nutzung
Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung. Ruhige Monate kosten weniger als Monate mit hohem Aufkommen.
Betreuung
Optional: laufende Anpassungen, neue Themen im Gesprächsleitfaden, regelmäßige Auswertung.
FAQ
Fragen zum
Telefonassistenten.
Am besten hört man es einmal selbst – eine Demo lässt sich kurzfristig einrichten.
Merken Anrufende, dass sie mit einer KI sprechen?
Das Gespräch wirkt natürlich, wird aber transparent als automatisierte Annahme gekennzeichnet. Das ist bewusst so gelöst – Vertrauen entsteht nicht dadurch, dass jemand getäuscht wird.
Was passiert, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Dann übergibt er: entweder direkt an eine hinterlegte Person oder als Rückrufwunsch mit Notiz. Was automatisiert wird und was immer an einen Menschen geht, legen Sie fest.
Behalten wir unsere Rufnummer?
Ja. Die bestehende Nummer bleibt, der Assistent wird in Ihre Telefonie eingebunden – etwa für Zeiten außerhalb der Öffnungszeiten, bei besetzter Leitung oder nach einer bestimmten Anzahl Klingelzeichen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Nach dem Erstgespräch sind in der Regel wenige Tage bis zum Testbetrieb realistisch. Entscheidend ist, wie viele Themen der Assistent abdecken soll und welche Systeme angebunden werden.
Wo werden die Gesprächsdaten verarbeitet?
Auf Servern in Deutschland, verschlüsselt übertragen und gespeichert, mit vorab festgelegten Löschfristen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zur Einrichtung.
Nächster Schritt
Einmal selbst
anhören?
Schreiben Sie kurz, wofür der Assistent bei Ihnen zuständig wäre – Terminbuchung, Auftragsannahme, Rückfragen. Sie erhalten eine Einschätzung und auf Wunsch eine Demo.